최근 스마트 모바일 시대에 발맞추어 최신 정보화시스템을 갖춘 일반기업 못지않게 지역의 행정기관도 스마트하게 변모해가고 있는데 이에 발맞춰 대덕구 덕암동(동장 송광호)에서 7월부터 종이 없는 스마트 회의 운영으로 주목을 끌고 있다.
지방자치단체의 가장 하위기관이면서 지역 주민과의 최접점에 있는 모든 읍면동 주민센터에서는 매월 관할지역의 여러 자생단체들의 월례회의를 운영하고 있는 것이 일반적이나, 대덕구 덕암동에서는 전국 읍면동 주민센터 중 최초로 월례회의 중 배부하는 회의자료를 인쇄물이 아닌 스마트폰 어플을 활용한 모바일 콘텐츠로 배부하고 있다.
이렇게 일명 ‘종이 없는 스마트 회의’를 운영하게된 것은 시대흐름에 따른 변화를 추구하고자 하는 행정기관 나름의 노력일 수 있겠지만, 거기에는 다 그만한 이유가 있었다.
기존에 인쇄물로 배부하는 회의자료는 오프라인을 통한 회의인 만큼 회의가 끝나면 대부분 폐기되어 인쇄용지 낭비가 심각했고, 다양한 행정시책 홍보와 주민편의를 위한 유익한 정보 전달을 목적으로 배부하는 회의자료로써 효과도 기대에 미치지 못하는 실정였다.
반면, 스마트폰 어플로 제작된 회의자료는 연간 100여만원 정도 소요되는 인쇄용지 비용을 절감시켜줄 뿐만 아니라, 모바일 콘텐츠의 특성상 다양한 SNS를 통한 콘텐츠의 공유가 가능하여 기존 인쇄물과는 비교되지 않을 만큼 빠른 확산으로 주민홍보 효과를 톡톡히 해내고 있다.
송광호 덕암동장은 “우리 대덕구는 민선6기부터 박수범 대덕구청장의 의지로 지역 주민과의 소통에 SNS를 적극 활용하는 등 IT 기술을 기반으로 한 소통에서 앞서가고 있다”며, “이번 ‘종이 없는 스마트 회의’ 운영도 이와 같은 구청장의 구정 운영방침에 따라 낭비는 줄이고, 성과는 높이는 혁신적인 시책으로 지방자치 운영의 우수사례가 될 것으로 기대된다“고 말했다.
‘종이 없는 스마트 회의’는 톡진이라는 스마트폰 어플을 활용하여 월별로 제작이 되고, 이렇게 제작된 콘텐츠는 매월 실시하는 자생단체 월례회의 개최시기에 맞추어 회의에 참석하거나 참석하지 못한 단체회원들 모두에게 문자메시지를 통해 배부하며, 회의 중에는 빔프로젝터를 이용하여 콘텐츠를 회의실 대형스크린에 투사하는 방식으로 회의가 진행된다.
아울러 해당 스마트폰 어플 업체와 조율하여 콘텐츠 제작 비용이나 서버 이용료 등을 한시적으로 지불하지 않고 7월부터 시범적으로 운영하고 있으며, 시범운영 기간이 끝나면 당초에 광고나 마케팅 용도로 제작된 어플의 특성을 활용하여 지역 소상공인을 대상으로 저비용․고효율의 광고 서비스를 제공하여 지역경제를 활성화시킴은 물론 이를 통해 발생한 광고수익으로 운영비용을 충당하는 방식으로 본격적인 운영에 들어갈 계획에 있다.
